Dans un monde encore largement confiné et en télétravail, Microsoft Teams tire plus que jamais profit de ses fonctionnalités de visioconférence. Le résultat est là. Le nombre d'utilisateurs actifs quotidiens de la messagerie d'équipe a atteint 75 millions en avril dernier, contre 44 millions six semaines auparavant. "Nous avons enregistré dans Teams un pic de plus de 200 millions de participants à des réunions virtuelles sur une journée en avril, générant plus de 4,1 milliards de minutes de meetings" indique alors Satya Nadella, PDG de Microsoft. Rappelons qu'un utilisateur actif de Teams participent en général à plusieurs visios sur la même journée, sans compter les invités extérieurs. D'où le niveau nettement plus élevé de cet indicateur. Dans ce contexte, Teams devient par conséquent de facto un concurrent de Zoom (lire l'article Comparatif : avec le Covid-19, Microsoft Teams change de visage face à Slack).
Microsoft Teams : qu'est-ce que c'est ?
Focalisée sur le travail d’équipe à l'instar de son principal rival Slack, Microsoft Teams est une plateforme collaborative qui centralise et fluidifie les échanges des équipes de travail en remplaçant les traditionnels messages par e-mail par des conversations en temps réel. Les discussions se font au travers de messages instantanés ou par conférences vidéo. Teams est nativement intégré aux solutions Microsoft 365 (ex-Office 365) et Skype, et permet l’ajout de documents qui peuvent être écrits et modifiés par plusieurs personnes simultanément tout en étant stockés de manière sécurisée grâce à un espace cloud. Microsoft Teams regroupe ainsi tous les outils permettant de mieux travailler ensemble à distance.
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A l'occasion du troisième anniversaire de Teams en mars 2019, Microsoft a donné le coup d'envoi d'une stratégie de verticalisation visant à proposer des fonctionnalités ciblant différents secteurs. Le premier domaine visé est l'industrie, avec à la clé l'intégration de l'outil de team messaging aux casques de protection connectés de RealWear. En parallèle, l'éditeur américain a annoncé Microsoft 365 Business Voice. Pour l'heure disponible uniquement aux Etats-Unis, cette offre permet d'équiper Teams d'un système de téléphonie.
Quelles sont les capacités de Microsoft Teams en visio ?
Microsoft Teams intègre une solution complète de visioconférence. Une fonctionnalité qui est issue de la technologie Skype. Sa particularité ? Elle s'appuie sur l'IA pour adapter à la volée le dimensionnement des vidéos des participants et celui des contenus projetés en vue d'optimiser leur affichage côte à côte. La mosaïque pourra inclure jusqu'à 49 personnes et permet, si besoin, de répartir la réunion en sous-groupes de travail. Les meetings virtuels peuvent prendre en charge jusqu'à 20 000 participants. Si besoin, Teams peut en outre incruster le conférencier en surimpression de son support de présentation ou d'un arrière plan virtuel.
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Une autre fonction d'IA, baptisée Together, bénéficie d'un algorithme de segmentation pour répartir les participants dans un décor virtuel donnant l'illusion que chacun est assis dans la même pièce ou salle de conférence (voir l'animation ci-dessous). Objectif : simuler une réunion en présentiel en vue de faciliter les interactions non-verbales, avec comme cas d'usage cibles les débats et les brainstormings.
Autres apports de l'IA : la retranscription automatique des réunions audio ou vidéo et le sous-titrage des prises de parole, et ce en différentes langues. Enfin via l'application mobile de Teams, l'assistant vocal Cortana permet de lancer un appel, rejoindre un meeting, envoyer un message par chat ou encore partager un fichier. Dans le sillage de cette nouveauté, Microsoft collabore, en lien avec des partenaires constructeurs, à la conception de nouveaux écrans tactiles vocaux taillés pour interagir avec Teams. Le Lenovo ThinkSmart est le premier de ses form factors intégrant l'environnement de communication.
Comment télécharger Microsoft Teams ?
Vous pouvez télécharger l'application Microsoft Teams sur un ordinateur de bureau (Windows et Mac) ainsi que sur un terminal mobile (smartphone Android ou iOS) depuis cette page. Les mises à jour de la plateforme sont effectuées automatiquement.
Comment installer Microsoft Teams ?
Microsoft Teams passe par l'installation de l'application desktop éponyme qui est téléchargeable gratuitement et disponible pour Windows. De même, des applications mobiles sont disponibles pour iOS ou Android.
Microsoft Teams peut aussi être déployé à partir de Skype Entreprise dans les sociétés qui utilisaient ce service de visioconférence jusqu'ici. Pour une utilisation optimale de Teams, il est recommandé de déployer au préalable la messagerie Exchange Online et l'outil de gestion de contenus d'entreprise SharePoint Online.
Comment utiliser Microsoft Teams ?
Tout d’abord, il est recommandé de télécharger le logiciel sur un PC portable, un PC mobile, un smartphone ou une tablette tactile. Une fois le logiciel installé sur la machine, il suffit de lancer Microsoft Teams puis de se connecter avec un nom d’utilisateur Microsoft 365. En cliquant sur l’onglet "Rejoindre ou créer une équipe", il est possible soit de constituer une nouvelle équipe de travail, soit d’être intégré à une équipe existante dans l’entreprise.
En tant que membre d'une équipe, il est ensuite possible de créer ou de rejoindre des "canaux". Ils permettent de classer les messages échangés par thématiques autour d'un projet ou d'une branche de l'entreprise qui vont regrouper toutes les conversations afférentes à ce projet ou à cette division.
Un utilisateur peut créer jusqu’à 250 équipes à partir de son compte, et chaque équipe peut contenir jusqu’à 5 000 membres. Au sein d’une même équipe, 200 canaux peuvent être créés pour distinguer les projets et organiser les conversations. Evidemment, ces possibilités ne sont pas accessibles dans la version d'entrée de gamme, gratuite, dont le nombre d'utilisateurs sera limité (voir le détail ci-dessous).
Microsoft Teams est-il gratuit ?
Microsoft propose une version gratuite de Microsoft Teams. Ciblant les PME, elle se limite à 300 utilisateurs, avec à la clé une capacité de stockage incluse de 2 Go par utilisateur et 10 Go de stockage partagé. Pour ceux qui souhaitent aller plus loin, l'offre payante passe par une souscription à Microsoft 365 (ex-Office 365).
Le forfait d'entrée de gamme de Microsoft 365 incluant Teams (Microsoft 365 Business Basic) s'élève à environ 4,20 euros par utilisateur et par mois. Ce forfait comprend, en plus de Teams, la messagerie Exchange, une capacité d'1 To de stockage par utilisateur (sur OneDrive) et Skype Entreprise. De son côté, la version standard de Slack qui, rappelons le, offre lui-aussi une édition gratuite, s'élève à 6,25 euros par utilisateur et par mois.
Quelles sont les fonctions de sécurité de Microsoft Teams ?
Microsoft Teams combine l'authentification multi-facteurs, le chiffrement des données en transit et au repos, ou encore le recours au Secure Real-Time Transport Protocol (SRTP). La firme de Redmond a rappelé sa politique en la matière dans un billet de blog.
Microsoft Teams est-il disponible pour la maison ?
Microsoft planche sur une déclinaison de Teams ciblant le grand public. Baptisée Microsoft Teams for Home (ou Teams pour la Maison), elle est taillée pour échanger et collaborer en famille ou avec des amis. Microsoft évoque de nombreux cas d'usage : partager des listes de course, organiser des calendriers familiaux, stocker des informations importantes (telles les mots de passe wifi et les informations de compte), être alerté quand des proches arrivent à la maison, planifier des voyages, organiser une réunion de quartier ou de club…
Microsoft Teams pour la Maison recouvre les conversations de groupe, les appels audio ou vidéo, le partage et l'attribution de listes de tâches, la coordination de rencontres ou encore le partage de photos et de vidéos. Pour l'heure, Teams for Home est disponible en bêta sous la forme d'une application mobile.
Microsoft Teams Online
Une version en ligne de Microsoft Teams est disponible, mais celle-ci ne prend en charge qu’une partie des fonctionnalités seulement, et elle n’est pas nécessairement compatible avec tous les navigateurs. Microsoft force désormais l’installation du logiciel sur le terminal fixe ou mobile pour les nouveaux comptes comme pour les comptes existants. Pour ceux et celles utilisant Microsoft Teams Online, l’installation du logiciel est donc obligatoire.
Les applications Microsoft Teams (client web, Android, iOS)
Le client web de Microsoft Teams est disponible à cette adresse. Pour une connexion depuis un smartphone ou une tablette, vous pouvez utiliser l'application Microsoft Teams Android ou bien l'application Microsoft Teams iOS.