Retournerons-nous, un jour, au bureau comme avant ? Cette situation perdurera-t-elle encore longtemps ? Pour quelques-uns d'entre nous, la transition a peut-être été plus facile notamment pour les salariés dont l’entreprise pratiquait déjà le télétravail (à temps plein ou à temps partiel). Cependant, cette situation a été difficile pour d'autres travailleurs et pour d’autres sociétés, car beaucoup n’étaient pas prêts à passer au 100 % numérique du jour au lendemain.
Chacun a dû, dans une plus ou moins large mesure, nous adapter au contexte actuel. Pour cela, il a fallu essayer d'anticiper ce dont l'entreprise, les employés et les clients pourraient avoir besoin. Et pour y parvenir, la communication interne est essentielle. Mais comment maintenir le contact en cette période où nous devons, plus que jamais, nous tenir éloignés de nos collègues ?
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Pour commencer : bien préparer le terrain
Certaines entreprises ont vécu les premiers jours de télétravail comme une simple extension de leur "politique de télétravail". Cependant, ces dernières savaient que même s’il s’agissait d’appliquer plus longuement cette politique, elles devaient réfléchir à la façon dont cette situation affecterait leur dynamique de travail et leur façon de communiquer. L’objectif était alors de prendre les meilleures mesures dès le départ pour faire face à cette problématique.
Dans l’idéal, ces entreprises auraient aimé déclarer la situation sous contrôle dès le premier jour. En réalité, elles ont dû apprendre de leurs erreurs, s'améliorant au fur et à mesure, et persévérant un peu plus chaque jour !
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Mais toutes étaient d'accord sur une chose dès le départ : trouver le bon équilibre entre relation de confiance et communication active pour fonder sa stratégie. Ainsi, nombre d'entreprises ont continué d’accorder leur confiance à leur équipe, convaincues que leurs employés sont engagés dans les mêmes objectifs que ceux de l'entreprise, qu'ils sont responsables de leurs propres fonctions et qu'ils s'emploient à mettre en œuvre les solutions et les méthodes qui leur conviennent le mieux pour réaliser leurs tâches.
En ce qui concerne la communication active, il est nécessaire d'encourager chaque membre d'une équipe e à faire un effort supplémentaire pour tenir les uns et les autres informés sur sa situation et son moral. Étant donné que les circonstances nous privent de ces moments informels et naturels de partage d'expérience, cela nous aide à comprendre l’avancée des projets. C'est aussi une façon de partager de bonnes pratiques et de créer un environnement de collaboration où tout le monde peut s’épanouir en mettant son ego de côté.
Cette méthode permet aux salariés d’être d’autant plus conscients de ce que nous attendons d’eux (définition d'objectifs), de la façon dont ils travaillent (retour d'information continu) et des projets à venir (leadership proactif).
On peut aussi multiplier les réunions quotidiennes. En plus de rassembler toute l’entreprise une fois par mois, chaque département peut par exemple comme cela a été le cas dans nombre d'entreprises, se réunir chaque semaine et partager les points forts de la semaine écoulée et les principaux objectifs de la semaine en cours avec le reste de l’équipe.
Que changer et comment ?
Veillez à choisir le bon canal de communication selon les besoins identifiés. Lorsqu'il s'agit de communication informelle, nous recommandons les outils de chat interne tel que Slack. Pour une communication un peu plus formelle, les courriels et les logiciels internes dédiés aux employés constituent un choix idéal. Enfin, lorsqu'il s'agit d'informations plus officielles (politiques de travail à distance ou autres) nous communiquons avec des e-mails certifiés, signons nos documents par signature électronique et utilisons des systèmes de gestion des documents juridiques.
Connaître son équipe : la clé pour s’adapter au mieux
Les méthodes que nous vous proposons devront être adaptées à l’organisation de votre équipe et à vos propres convictions en termes de communication. Voici quelques astuces.
Dans un environnement dynamique et jeune, par exemple, les réseaux sociaux, les discussions de groupe ou l’utilisation d’animations de type mèmes ou GIFs peuvent aider à capter votre audience. En revanche, les communications par courrier électronique, par intranet ou par le responsable direct peuvent être préférables dans un environnement intergénérationnel plus traditionnel.
Dans cette optique, il apparaît essentiel d'observer la dynamique de votre équipe et d'identifier les canaux de communication les plus adaptés. Il est donc très important de profiter pleinement des outils de votre entreprise, en adaptant leurs fonctionnalités et leurs avantages. Vous pouvez également identifier d’autres ressources dans l’air du temps pour parfaire vos outils actuels.
Par exemple, il existe le cas d'une société, un centre d'externalisation de plus de 4 000 employés de tout âge, provenant des quatre coins de l'Espagne qui a œuvré dans ce sens. En plus d'utiliser des outils de chat, appels vidéo internes, de stratégies intranet et de courriers électroniques, l'entreprise a choisi les groupes Facebook comme moyen efficace de joindre et d'interagir avec ses employés.
Une autre entreprise du secteur de l'alimentation et des boissons, qui compte également plus de 4 000 employés, a décidé que son propre intranet et ses tableaux d'affichage (physiques et numériques) seraient les principaux moyens de communication, en y publiant des lettres du PDG local et du PDG mondial sur des questions sensibles.
Misez sur votre équipe
Accordez-leur votre confiance. Que ce soit dans l'accomplissement de leurs tâches, dans le suivi des résultats ou de la transmission d'informations dont ils sont responsables, les managers constituent le lien privilégié avec les salariés et peuvent aider l'entreprise à faire passer ses messages. Il est également judicieux, en fonction du message à faire passer, de s'appuyer sur des influenceurs qui pourraient apporter leur aide à cet égard.
Par ailleurs, encouragez vos employés à s’exprimer, à partager leurs questions et leurs préoccupations. Dans ce contexte exceptionnel, les questions qui sortent du cadre professionnel auront une incidence directe et particulière sur vos employés, essayez donc de ne pas les reléguer au second plan. De plus, faites confiance à vos responsables RH et à vos partenaires commerciaux pour comprendre et trouver ensemble des solutions.
La mise en place des règles de base, de la dynamique et des objectifs de vos stratégies de communication est néanmoins ce qui permettra de garder votre équipe plus proche, de renforcer efficacement la communication et de faire face aux situations inattendues qui sont susceptibles de se présenter.
En effet, il n’existe pas de formule magique pour réussir sa communication, mais plutôt une combinaison de faits à garder à l'esprit lorsque vous planifiez votre manière de transmettre des informations à vos équipes. C'est en mettant l’accent sur une communication quotidienne, la flexibilité, la pédagogie et l’adaptation que vous progresserez sur les points qui peuvent être améliorés. Vous serez alors capable d’atteindre l’objectif que vous vous étiez donné : rapprocher vos employés, même lorsqu'ils sont physiquement séparés.